Le rapport de paiement ne correspond pas au dépôt bancaire ? Comment rapprocher

Votre rapport de paiement indique 12 000 $ collectés. La banque indique un dépôt de 11 425 $. Maintenant, quelqu'un des finances doit expliquer la différence de 575 $.

Avant de supposer qu'un paiement est manquant, vérifiez ce que représente chaque total. Un rapport d'activité de paiement et un dépôt bancaire peuvent couvrir différentes transactions, dates, frais ou ajustements. Comparer les deux totaux sans ces détails peut vous amener à rechercher une erreur qui n'existe pas.

Pour une petite ville ou un comté, cela peut signifier une autre feuille de calcul, un appel au processeur et du temps soustrait au reste du travail de la journée.

L'endroit où commencer est le dépôt, pas le total des collections de la journée. Identifiez les transactions et les ajustements inclus dans ce dépôt, puis remontez à vos enregistrements de paiement.

Commencez avec le bon rapport

Un résident effectuant un paiement et votre gouvernement recevant les fonds sont des événements liés. Ce ne sont pas nécessairement les mêmes événements.

Votre rapport d'activité de paiement peut afficher les transactions acceptées pendant une période sélectionnée. Votre rapport de règlement ou de financement montre les transactions incluses dans un lot ou un dépôt particulier. Votre relevé bancaire indique quand l'argent a été crédité sur le compte. Si l'un de ces termes vous est inconnu, le glossaire de traitement des paiements d'IntelliPay les définit.

Les noms des rapports varient selon le fournisseur. Demandez quel rapport identifie les transactions derrière chaque dépôt financé. Un résumé des paiements reçus est utile, mais ce n'est peut-être pas le rapport dont vous avez besoin pour expliquer une écriture bancaire. Les détails au niveau du dépôt devraient vous permettre de suivre les paiements, les remboursements, les frais et autres ajustements inclus dans le transfert.

Avant de comparer les totaux, vérifiez :

• Le compte, sous-compte ou emplacement sélectionné.
• Les méthodes de paiement incluses.
• Le champ de date et le fuseau horaire du rapport.
• Si le total inclut les transactions en attente, refusées ou annulées.
• Si les montants sont indiqués avant ou après les frais et ajustements.
• Si les paiements en espèces ou par chèque sont enregistrés dans le même système mais déposés séparément par le personnel.

Ne supposez pas que deux rapports utilisent les mêmes paramètres simplement parce qu'ils indiquent tous deux « quotidien ».

Vérifiez les dates avant de chercher de l'argent manquant

Un paiement effectué le mardi peut être inclus dans un dépôt qui est crédité plus tard. La comparaison de l'activité de paiement du mardi avec les dépôts bancaires du mardi peut donc produire une différence même lorsque les transactions ont été traitées correctement.

Utilisez la référence du lot, du règlement ou du financement pour relier les enregistrements. La date et le montant aident, mais aucun des deux ne devrait être votre seul champ de correspondance. La réconciliation des dépôts consiste à identifier les transactions incluses dans un transfert, et non simplement à trouver deux totaux à la même date calendaire.

Si votre rapport ne rend pas ce lien clair, demandez à votre fournisseur :

C'est une question de support plus utile que « Pourquoi les totaux d'aujourd'hui ne correspondent-ils pas ? »

Confirmez comment vos frais sont gérés

Ne soustrayez pas automatiquement les frais de traitement du total collecté.

D'abord, confirmez l'accord de frais de votre gouvernement. De nombreux gouvernements absorbent les coûts de traitement. D'autres facturent aux résidents des frais de service ou de commodité afin que le gouvernement paie peu ou rien pour accepter les cartes et l'ACH. L'accord que vous avez choisi détermine ce que vous devriez voir sur le compte bancaire.

Les trois configurations les plus courantes se présentent différemment à la banque :

• Frais déduits des dépôts. Le dépôt est inférieur aux paiements qu'il contient, et le détail du financement doit indiquer le montant des frais.
• Frais facturés séparément. L'acompte doit correspondre aux paiements qu'il contient, et les frais apparaissent sur un relevé ou un débit distinct.
• Frais de service avec financement partagé. Le résident paie les frais, qui sont ensuite acheminés hors de votre compte. Votre acompte doit refléter le principal collecté, et non le principal plus les frais.

La page de rapprochement d'IntelliPay indique que le financement partagé peut simplifier la comptabilisation des frais. C'est une raison pour confirmer votre propre configuration plutôt que d'appliquer une formule générique de brut moins frais. Pour une comparaison entre l'absorption des coûts et l'application de frais, consultez le guide Paiements gouvernementaux : frais appliqués ou coûts absorbés.

Vérifiez ensuite le détail réel du financement. Si des frais apparaissent sur un rapport d'activité, cela ne vous dit pas à lui seul s'ils ont réduit cet acompte particulier.

Recherchez les remboursements, les rétrofacturations et les retours ACH

Un remboursement peut être lié à un paiement collecté précédemment tout en affectant une période de financement ultérieure. Les rétrofacturations et autres ajustements peuvent également modifier le montant déposé.

C'est pourquoi le rapport de paiement d'origine peut ne pas expliquer le dépôt actuel à lui seul. Examinez le détail article par article du dépôt pour les remboursements, les rétrofacturations, les frais et autres ajustements de solde. Pour en savoir plus sur le fonctionnement des litiges, consultez Ce que chaque agence gouvernementale devrait savoir sur les rétrofacturations.

Pour chaque différence, enregistrez :

• La référence de la transaction ou de l'ajustement.
• Le montant.
• Le paiement d'origine, le cas échéant.
• Le dépôt affecté.
• Ce qui doit être corrigé ou suivi.

Évitez de laisser « ajustement du processeur » comme explication lorsque vous pouvez identifier la transaction réelle.

Pour l'ACH, confirmez également comment votre fournisseur signale les paiements en attente, les paiements financés et les retours. Un paiement ACH d'un résident peut être retourné pour des raisons telles que des fonds insuffisants après être apparu pour la première fois sur votre rapport d'activité. Votre procédure de rapprochement doit distinguer ces statuts plutôt que de traiter chaque paiement soumis comme de l'argent déjà reçu. Le guide des paiements ACH d'IntelliPay explique plus en détail le fonctionnement des paiements ACH.

Assurez-vous que les totaux du service appartiennent à ce dépôt

Une ville peut collecter les paiements de services publics, les frais de permis et les frais de loisirs par l'intermédiaire de différents départements. Un comté peut avoir plusieurs bureaux acceptant les paiements.

Dans IntelliPay, les départements peuvent être configurés comme des sous-comptes sous un compte principal, les sous-comptes étant regroupés dans des rapports récapitulatifs. Cette structure est utile, mais seulement si vous comparez le bon niveau. Vérifiez si l'entrée bancaire représente un sous-compte, plusieurs sous-comptes ou le total du compte principal. Sélectionnez ensuite la même portée dans vos rapports.

Deux questions nécessitent des réponses distinctes :

1. Le dépôt correspond-il aux transactions et aux ajustements qui l'ont financé ?
2. Ces transactions ont-elles été attribuées au bon département, au bon fonds et au bon compte de revenus ?

Un dépôt peut correspondre parfaitement alors que l'allocation du département est incorrecte.

Un exemple concret : explication d'une différence de 575 $

Supposons que le rapport d'activité de paiement d'une ville affiche 12 000 $, mais que le dépôt bancaire soit de 11 425 $.

Pour cet exemple, supposons que la ville absorbe ses coûts de traitement et que le détail du financement le confirme :

• 350 $ des paiements signalés appartiennent à un lot de financement ultérieur.
• Un remboursement de 150 $ a été déduit de ce dépôt.
• 75 $ de frais de traitement ont été déduits de ce dépôt.

Exemple illustratif uniquement. Votre calendrier de financement et vos modalités de frais peuvent différer.

Si la même ville utilisait un frais de service payé par le résident avec un financement partagé, la ligne de frais de 75 $ n'apparaîtrait généralement pas dans ce dépôt. Le dépôt attendu serait de 11 500 $, et un déficit de 75 $ serait alors une question à soulever plutôt que des frais attendus.

Dans un cas comme dans l'autre, les 350 $ restent un élément de suivi. Ils doivent être rapprochés du dépôt ultérieur. Expliquer la différence d'aujourd'hui ne termine pas le travail si un élément en suspens reste non résolu.

Tenez un court journal des exceptions

Lorsqu'une différence ne peut pas être résolue immédiatement, documentez-la au lieu de recommencer l'enquête le lendemain.

Le rapprochement doit identifier les écarts, rechercher leurs causes et documenter toute correction nécessaire. Un journal des exceptions en cours donne au personnel un enregistrement de ce qui reste ouvert.

Ne modifiez pas le grand livre juste pour faire disparaître une différence. Déterminez s'il s'agit d'un élément de délai, d'un problème de reporting ou d'une erreur comptable avant d'apporter une correction conformément aux procédures de votre gouvernement.

Que rassembler avant d'appeler votre fournisseur de paiement

Une demande de support est plus facile à investiguer lorsqu'elle identifie un dépôt spécifique.

Ayez ces enregistrements prêts :

• ☐  Date, montant et description du dépôt bancaire.
• ☐  Identifiant du compte ou sous-compte.
• ☐  Lot, règlement ou référence de financement.
• ☐  Rapports utilisés, y compris les filtres et les plages de dates.
• ☐  Montant attendu et la différence inexpliquée.
• ☐  Références pertinentes des transactions, remboursements ou ajustements.

Envoyez des identifiants de transaction plutôt que des informations de paiement sensibles. Utilisez le canal de support approuvé de votre fournisseur pour les enregistrements contenant des données de compte ou personnelles.

Quand le rapport lui-même pose problème

Si le personnel doit reconstruire le même dépôt à partir de plusieurs rapports chaque jour, le problème peut provenir de la configuration plutôt que des personnes qui effectuent le travail. La façon la plus rapide de le savoir est une visite guidée à l'aide d'un dépôt réel : l'entrée bancaire, son détail de financement, les transactions sous-jacentes et tous les ajustements. Cela montrera si l'écart est un paramètre de rapport, une référence manquante ou une étape du processus.

Déjà client IntelliPay ? Contactez le Support IntelliPay et demandez une visite guidée d'un dépôt. Ayez la liste de contrôle ci-dessus prête.

Évaluation des fournisseurs ? Demandez à tout fournisseur de montrer comment un seul dépôt remonte à des paiements et départements individuels. Les plateformes City in the Cloud et County in the Cloud d'IntelliPay utilisent des rapports de comptes principaux et secondaires conçus pour les gouvernements multi-départements. Parlez à un consultant pour voir comment cela correspond à vos dépôts.

Questions fréquemment posées

Le total de nos paiements quotidiens doit-il correspondre à notre dépôt bancaire quotidien ?

Pas nécessairement. Confirmez d'abord que les deux totaux couvrent les mêmes transactions et ajustements financés. Un rapport de date de paiement n'est pas automatiquement un rapport de date de dépôt.

Si les résidents paient des frais de service, ceux-ci doivent-ils apparaître dans notre dépôt ?

Cela dépend de votre configuration. Avec le financement partagé, les frais de service sont généralement acheminés loin de votre compte, de sorte que votre dépôt doit refléter le principal collecté. Confirmez votre configuration avec votre fournisseur avant de considérer une différence de taille de frais comme attendue.

Pouvons-nous rapprocher les cartes de crédit et l'ACH ensemble ?

Vous pouvez utiliser un processus de suivi commun, mais conservez les détails nécessaires pour identifier chaque mode de paiement, lot de financement et ajustement. Ne forcez pas différents enregistrements de financement dans un seul total avant d'établir ce que contient chaque dépôt.

Un dépôt correspondant signifie-t-il que la comptabilité est correcte ?

Non. Cela confirme que le dépôt correspond aux détails de financement que vous avez examinés. Vous devez toujours vérifier les écritures comptables et les allocations de département associées. Le rapprochement relie les relevés bancaires, les enregistrements de paiement et les enregistrements comptables, pas seulement deux totaux.